Rapport financier année budgétaire 2009-2010

01 septembre 2009 – 31 août 2010

Pour l’année en cours, les comptes s’arrêtent au 31/08/2009. Ils intègrent les cotisations y compris celles versées au cours de l’été, ainsi que les 3 événements organisés au cours de l’exercice : la Journée de septembre 2009, le cocktail organisé en octobre à Bruxelles et le dîner débat de février autour de l’ouvrage «Voyages urbains en Afrique ».

ÉVOLUTION DU NOMBRE DE MEMBRES

+ 69% d’adhérents en 5 ans : une attractivité qui ne faiblit pas au fil des années

L’AG 2009 avait validé 2 radiations, 3 démissions et un décès sur un total de 156 membres. S’y sont ajoutés en cours d’exercice 20 nouveaux membres, dont 5 Jeunes Professionnels (membres JP payant un tarif réduit pendant les 2 premières années d’adhésion). Deux membres ont démissionné, Frédéric Mouton et Julien Allaire.

Cela porte le total de membres, au 31 août 2009, à 174 membres.

Cette progression, de 12% sur l’exercice, correspond à une augmentation de 69% du nombre d’adhérents depuis 2005.

Les jeunes professionnels représentent maintenant entre 15 et 20% de la totalité des membres: ce chiffre renvoie à ceux qui rejoint l’association sous ce « statut » à leur demande, parce qu’en début de vie professionnelle, et qui bénéficient, pendant 2 années, d’une cotisation réduite de 50%.

⇒ Cet élargissement témoigne de l’attractivité non démentie de l’association ces dernières années. Il me semble opportun qu’une réflexion sur le statut de jeune professionnel et le montant de la cotisation soit engagée. De fait la cotisation de 80 euros peut se révéler assez difficile à assumer pour certains adhérents dont les revenus peuvent être faibles malgré plusieurs années d’ « exercice professionnel». C’est le cas notamment des adhérents poursuivant une thèse.

Cotisations et propositions de radiation

Toutes années confondues, 117,5 « années-cotisations » ont été recouvrées, contre 96 l’an dernier (86 en 2007, 89 en 2006, 97 en 2005, 89 en 2004).

Le montant ainsi encaissé est de 24% supérieur à celui de l’an dernier : 8840 € contre 7120 € en 2009.

Ces cotisations représentent 79% des recettes de l’année contre 71% en 2009.

⇒ Il est important de continuer à mobiliser les membres pour qu’ils ne laissent pas s’accumuler une ou plusieurs années de retard, ce qui nécessite plus d’actions de relance (2 relances systématiques effectuées en cours d’année, et relances individuelles pour certains membres), et conduit à des confusions et à des montants parfois difficiles à acquitter pour certains membres. Une solution de relance automatique liée au site web serait souhaitable afin d’alléger le travail du futur trésorier qui devient de plus en plus lourd au fil des années.

Il est en conséquence fait un appel aux adhérents suivants pour régulariser leur situation. Plusieurs membres sont en retard de trois voire 4 cotisations, il leur est demandé de régulariser au plus vite leur situation.

Madame Christel ALVERGNE
Madame Rachel AYACHE
Madame Aurélie BARBIER
Monsieur Paul CASALONGA
Monsieur Pascal CHOMBART DE LAUWE
Monsieur Hervé CONAN
Monsieur Jean-Marie GOUFAN
Monsieur Michel LACOTE
Monsieur Alain LEBIGOT
Monsieur Antoine MERCERON
Monsieur Jean Louis PAGES
Madame Saya SAULIERE

Beaucoup d’autres membres ne sont pas à jour d’une ou deux années de cotisations, merci de régulariser au plus vite votre situation.

ÉVOLUTION DES POSTES DE DÉPENSE

Journée d’étude – septembre 2009

Le bilan de la journée d’étude de 2009 est le suivant :

➢ Recettes (participation aux frais pour un déjeuner sur place) : 1615 €
➢ Dépenses (traiteur, frais intervenants…) : 2618,40 €

Soit un Solde déficitaire de – 1003,40 €

• 14 % des recettes annuelles (19% en 2008)
• 23 % des dépenses (24% en 2008).

⇒ Sur plusieurs années, on a pu constater que les situations varient (salle gratuite ou payante ; stagiaire ou non) mais qu’un des facteurs importants dans le déficit structurel de cette journée tient à la participation, et à notre capacité à bien adapter le coût du traiteur à cette participation, donc à anticiper sur la participation réelle. Il est donc rappelé à tous qu’il est préférable de s’inscrire en avance à la journée – et encore plus préférable de régler également en avance pour faciliter les comptes.

Dîners débats

Un cocktail et un diner débat ont eu lieu cette année.
Le cocktail bruxellois organisé par Espace Europe Equipement et l’AdP le 28 octobre 2009 a rassemblé une cinquantaine de personnes autour du thème « Mobilité urbaine ». Financé par l’AdP, l’organisation de cocktail représente une dépense de 1158,57€, correspondant aux frais du traiteur et aux frais bancaires liés au mode de paiement (virement européen).

Evénements AdP

Cette année, le dîner parisien a rassemblé 21 personnes. Le déficit est limité (- 438 €).
Ceci s’explique notamment par la cordialité du Procope qui a accepté de facturer simplement les couverts servis, à savoir 21. De nombreuses défections de dernière minute auraient pu avoir un impact nettement plus négatif sur le bilan de l’événement.

Communication et représentation de l’AdP à l’extérieur

Ce poste comprend des dépenses récurrentes :

• La cotisation à l’ISTED, fixée à 1000 Euros depuis 2007, qui scelle la relation fondatrice entre l’ISTED et l’AdP ;
• Les dépenses liées à la réfection et l’animation du site internet. Ces dépenses sont absolument nécessaires pour assurer le rayonnement de l’association en tout professionnalisme. Frédéric Wandres de la société WADU SARL, consultant spécialiste en gestion de sites internet, est désormais en charge de la mise à jour régulière du site.
• La visibilité de l’association passe aussi par des frais de représentation/participation à des événements thématiques et sectoriels importants. Le choix des manifestations et des membres susceptibles d’être partiellement mis en charge doit faire l’objet d’une décision en bureau. Cette année, ce poste n’a pas été utilisé par les membres qui n’ont pas demandé de prise en charge de leurs frais de déplacements.
• La traduction des actes de la journée a été de nouveau confiée à Kevin Riley pour un montant de 287,94€.

Ce poste représente 53% des dépenses de l’association. 78% des dépenses sont en fait liées au site internet. Ce poids dans les dépenses devrait se confirmer dans les années à venir avec des améliorations à apporter au site en termes de fonctionnalités (possibilité d’interfaces utilisateurs plus importante, gestion des relances de cotisations…)

Fonctionnement du bureau

Le fonctionnement du bureau représente cette année 4% des dépenses :

• un pot de fin d’année a été organisé en juin pour les adhérents présents lors de la réunion de bureau;
• pour le bon fonctionnement du Secrétariat, quelques petits matériels et frais postaux ont été remboursés à Aurélie Jehanno,

⇒ Il est à noter que les seuls frais bancaires indiqués (14,40 €) sont dus à l’encaissement d’un chèque étranger.

Les frais liés à la gestion des SICAV (exonérées de droit de garde) sont automatiquement déduits des bénéfices, eux-mêmes revalorisés. La Banque nous adresse un unique relevé annuel, où ne figurent pas les bénéfices, mais la valorisation globale du portefeuille.

BILAN FINANCIER ET PERSPECTIVES

Un bilan quasi équilibré en 2009, une assise financière solide

Pour cette année, l’exercice se clôt sur un solde très légèrement déficitaire de – 43,31 €. Compte tenu de l’assise financière saine de l’association, cette situation n’est pas préoccupante.

Elle se compose de :

• compte courant : 16 988, 61€ (env.16 000 €en 2009) ;
• SICAV : 5791,07€, qui se valorise chaque année à hauteur de 1 à 3% (manque de lisibilité sur les plus values annuelles)
• soit un total de 22 779, 68€.

Voir ci après : « bilan de l’exercice » :

⇒ Il faut noter qu’il ne s’agit pas à proprement parler d’un bilan financier, qui reste un exercice à mener, de même que la traduction de cette photographie des entrées/sorties en un compte de résultat plus conforme aux règles de l’art…

Les pistes d’amélioration de la gestion des finances de l’association

Si le taux de recouvrement des cotisations s’est amélioré cette année du fait de relances plus systématiques, il devrait être possible avec une automatisation de cette tâche d’améliorer encore le rendement de ce poste de recettes.

Compte tenu du coussin financier confortable de l’association, je ne peux que renouveler mon appel à une vie plus rythmée en termes de projets pour l’association. Tout en restant raisonnables, il me semble qu’AdP devrait pouvoir financer des initiatives nouvelles contribuant à son rayonnement ainsi qu’à son objectif en tant qu’association, à savoir la promotion du débat autour de la question des villes en développement. Des partenariats avec d’autres associations comme Projections qui s’adresse aux jeunes professionnels peuvent dans cette optique être envisagés (-participation à un forum emploi).

Par ailleurs, des solutions visant à alléger le travail des bénévoles devraient également être envisagées de manière à leur laisser plus de temps à travailler sur des questions de fonds.

Budget prévisionnel

Les hypothèses retenues pour établir des perspectives sur l’évolution financière de l’activité d’AdP sont grossières : elles tiennent compte des tendances observées sur les années précédentes, et pointent sur quelques postes qui sont amenés à évoluer ou qu’il convient de provisionner à l’avenir.

Ce budget prévisionnel n’est donc qu’une simulation très approximative, qu’il faudra affiner et nourrir par des projets concrets tout au long de l’année.

Ces hypothèses conduisent à proposer pour 2011 un budget légèrement déficitaire permettant à l’association de :

• continuer à faire venir aux événements AdP des étudiants et des participants nombreux, à Paris et en province, en sachant mobiliser des intervenants extérieurs
• se montrer (participant, intervenant) dans des manifestations adaptées à la nature de notre association
• améliorer la lisibilité d’AdP à travers le site ou d’autres supports, ainsi que la valorisation des travaux de ses membres, en particulier des JP ;
• appuyer le futur trésorier par des relances de cotisations automatisées ;
• se réserver la possibilité d’engager de nouvelles actions visant à améliorer les services rendus aux membres de l’association.

Cotisations ( 76%°des recettes):

• Même niveau de revenus / apuration des impayés ; bonne situation sur l’année en cours ;
• évolution sur le même rythme du nombre de nouveaux membres

Journée (16% des recettes et 23% des dépenses):

• Participation : 100 personnes soit 50% AdP et étudiants / 50% autres
• Traiteur : même coût par personne environ 30 euros
• Provisionner un stagiaire (gratification + prime de bon travail + remboursement carte orange et frais)
• Invitation d’intervenants
• Déplacements pour les intervenants

Dîners (8% des recettes et 14 % des dépenses) :

• 2 dîners ; participation renforcée à Paris
• Invitation d’un intervenant
• Déplacement pour l’intervenant
• Prise en charge de quelques étudiants (ISUR ou autre)

Communication/représentation (61% des dépenses)

• Mise à jour du site Web et relance automatisée des cotisations
• Cotisation ISTED inchangée
• Provision pour action de Jeunes professionnels (publication ou autre à définir)
• Provision pour action d’amélioration des services aux membres à définir
• Participations à des manifestations scientifiques ou autres d’intérêt notable pour l’association, à valider en bureau (qui, pourquoi)

Fonctionnement du bureau ( 2% des dépenses)

• Petit matériel et papeterie (non récurrent, selon besoin : reçus, tampons encreurs, etc.)
• Frais de poste et Divers (réunions de travail) : même tendance
• Frais bancaires : frais sur chèque de C. Laurent, émis en Italie (hélas récurrent = 14 €) + frais de tenue de compte, jusqu’ici non prélevés par la Banque (pour mémo : cotisation « Jazz » pour association = 9€/mois)
• Réunions de bureau.

Conclusion

L’heure est venue pour moi de rendre mon tablier de trésorière, après plusieurs années de suppléance de l’ancienne trésorière Véronique Verdeil et deux années effectives à assumer ce poste. Cette démission ne signe toutefois pas un désengagement de l’association. Je crois plus que jamais qu’AdP est un formidable outil pour débattre entre professionnels de questions complexes et en mouvement. Je souhaite juste que cet appel d’air nous permette de gonfler les rangs des âmes bénévoles qui font vivre l’association au quotidien et que notre capacité d’action s’en trouve ainsi multipliée.

Je profite de ce dernier mot pour remercier vivement Françoise Reynaud pour les services inestimables qu’elle rend à l’association depuis des années, Claude Jamati pour son enthousiasme, son ouverture et le dynamisme qu’il imprime à l’association, j’en veux pour preuve la progression constante du nombre d’adhérents ces dernières années. Merci également à tous les membres du bureau et aux adhérents qui animent chaque mois le débat au sein de l’association.

A bientôt,
Aurélie Jehanno